Hướng dẫn Chi tiết Thủ tục Xin Visa Du lịch Đức (Schengen Loại C)

Hướng dẫn Chi tiết Thủ tục Xin Visa Du lịch Đức (Schengen Loại C) cho Công dân Việt Nam tại Hanoiskytours.com

Chào mừng quý khách đến với Hanoiskytours.com! Chúng tôi hiểu rằng việc xin visa du lịch đến các quốc gia châu Âu, đặc biệt là Đức, có thể là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Với mong muốn đồng hành cùng du khách Việt Nam trên hành trình khám phá nước Đức xinh đẹp, Hanoiskytours.com đã biên soạn bài viết này nhằm cung cấp một hướng dẫn chi tiết, cập nhật và dễ hiểu nhất về thủ tục xin visa du lịch Đức (Schengen loại C).

Thành công của việc xin visa phụ thuộc rất nhiều vào sự chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình theo yêu cầu. Bài viết này tổng hợp thông tin từ các nguồn chính thức của Cơ quan Đại diện Ngoại giao Đức tại Việt Nam, đơn vị cung cấp dịch vụ thị thực được ủy quyền duy nhất là VFS Global , cùng với những kinh nghiệm thực tế, nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy, giúp quý khách tự tin hơn trong quá trình chuẩn bị.

1. Tổng quan về Visa Du lịch Đức (Schengen Loại C)

A. Visa Schengen là gì và Phạm vi Áp dụng?

Visa Schengen là loại thị thực ngắn hạn, cho phép người sở hữu nhập cảnh và lưu trú trong Khu vực Schengen. Khu vực này hiện bao gồm 27 quốc gia châu Âu (bao gồm cả Đức), cho phép du khách di chuyển tự do giữa các nước thành viên mà không cần phải trải qua kiểm tra biên giới nội bộ. Visa Schengen có giá trị tối đa 90 ngày trong mỗi khoảng thời gian 180 ngày.

Visa du lịch Đức (loại C) thuộc loại visa Schengen này, được cấp chủ yếu cho mục đích tham quan, du lịch, nghỉ dưỡng tại Đức. Tuy nhiên, visa loại C cũng có thể được sử dụng hợp lệ cho các mục đích ngắn hạn khác như:

• Thăm thân nhân hoặc bạn bè
• Công tác ngắn hạn
• Tham dự hội nghị, hội thảo
• Khám chữa bệnh
• Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn
• Tham dự các sự kiện văn hóa, thể thao 

Hiểu đúng bản chất “Lưu trú ngắn hạn”: Quy tắc “tối đa 90 ngày trong mỗi khoảng thời gian 180 ngày” cần được hiểu chính xác. Đây không phải là 90 ngày liên tục được phép ở lại bất kỳ lúc nào, mà là tổng số ngày lưu trú trong khối Schengen không được vượt quá 90 ngày trong bất kỳ giai đoạn 180 ngày liên tục nào tính ngược lại từ ngày kiểm tra. Việc tính toán sai số ngày có thể dẫn đến tình trạng lưu trú quá hạn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các lần xin visa Schengen trong tương lai. Để kiểm tra số ngày lưu trú còn lại, quý khách nên sử dụng công cụ tính toán chính thức của Liên minh Châu Âu.

B. Xác định Đức là Điểm đến Chính (Quan trọng!)

Theo quy định chung của khối Schengen, hồ sơ xin visa phải được nộp tại cơ quan lãnh sự (thông qua trung tâm tiếp nhận được ủy quyền như VFS Global) của quốc gia được xác định là “điểm đến chính” của chuyến đi. Quốc gia điểm đến chính được xác định dựa trên hai tiêu chí ưu tiên:

1. Quốc gia nơi người nộp đơn dự định lưu trú lâu nhất; HOẶC
2. Nếu thời gian lưu trú ở các quốc gia khác nhau là bằng nhau, thì điểm đến chính là quốc gia nơi mục đích chính của chuyến đi sẽ được thực hiện (ví dụ: tham dự hội nghị tại Đức dù thời gian ở Pháp bằng Đức).

Nếu chuyến đi của quý khách chỉ bao gồm Đức, việc xác định rất đơn giản. Tuy nhiên, nếu có kế hoạch đi nhiều nước trong khối Schengen, quý khách bắt buộc phải chứng minh Đức là điểm đến chính thông qua các giấy tờ cụ thể, bao gồm:

• Lịch trình du lịch chi tiết: Nêu rõ số ngày dự kiến lưu trú tại từng quốc gia, các thành phố sẽ đến, hoạt động dự kiến.
• Xác nhận đặt phòng khách sạn hoặc bằng chứng chỗ ở: Phải khớp với lịch trình đã khai báo, bao gồm cả ở Đức và các quốc gia Schengen khác trong lịch trình.
• Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi: Thể hiện rõ ngày đi và ngày về Việt Nam.
• Vé di chuyển giữa các quốc gia (nếu có): Vé máy bay nội khối, vé tàu, vé xe buýt….

Một bộ hồ sơ với lịch trình chi tiết, logic, khả thi và được hỗ trợ đầy đủ bởi các bằng chứng đặt chỗ phù hợp là yếu tố then chốt để thuyết phục cơ quan lãnh sự rằng việc nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện Đức là đúng quy định.

Hậu quả của việc khai báo sai điểm đến chính: Một số người có thể nghĩ đến việc nộp hồ sơ tại cơ quan lãnh sự của một quốc gia được cho là “dễ” hơn, ngay cả khi đó không phải là điểm đến chính. Đây là một hành động không được khuyến khích và có thể gây ra những hậu quả tiêu cực. Các quốc gia Schengen chia sẻ thông tin thông qua Hệ thống Thông tin Schengen (SIS). Bất kỳ sự khác biệt nào giữa lịch trình đã khai báo khi xin visa và lịch trình di chuyển thực tế (ví dụ: xin visa Đức nhưng lại dành phần lớn thời gian ở Pháp) đều có thể bị phát hiện khi kiểm tra lịch sử đi lại. Điều này không chỉ gây khó khăn cho lần xin visa đó mà còn làm giảm uy tín của người nộp đơn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng được cấp visa Schengen trong tương lai, vì nó cho thấy sự thiếu trung thực hoặc cố tình lách luật . Do đó, việc lên kế hoạch chuyến đi và khai báo điểm đến chính một cách trung thực, được chứng minh bằng các giấy tờ hợp lý, là vô cùng quan trọng.

2. Quy trình Từng bước Xin Visa Du lịch Đức qua VFS Global

Tại Việt Nam, quy trình nộp hồ sơ xin visa du lịch Schengen Đức (loại C) được thực hiện thông qua Trung tâm Tiếp nhận Thị thực VFS Global. Đây là đối tác dịch vụ bên ngoài được Cơ quan Đại diện Ngoại giao Đức ủy quyền DUY NHẤT để tiếp nhận hồ sơ. Cần hết sức cảnh giác với các công ty, cá nhân tự nhận có thể “bao đậu” visa hoặc có mối quan hệ đặc biệt với cơ quan lãnh sự, vì đây là thông tin không chính xác và có thể dẫn đến lừa đảo.

Quy trình xin visa bao gồm các bước cơ bản sau :

A. Bước 1: Xác định Loại Thị thực và Chuẩn bị Hồ sơ

Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng mục đích chuyến đi của quý khách là du lịch ngắn hạn (dưới 90 ngày) để lựa chọn đúng loại visa Schengen C. Bước quan trọng nhất là chuẩn bị một bộ hồ sơ ĐẦY ĐỦ và CHÍNH XÁC theo danh mục chi tiết được quy định (xem Mục 3 dưới đây).

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu là nền tảng cho sự thành công. Cần kiểm tra cẩn thận yêu cầu về bản gốc, bản sao và bản dịch công chứng (sang tiếng Anh hoặc tiếng Đức) cho từng loại giấy tờ.

Hồ sơ như một “Câu chuyện Thuyết phục”: Hãy xem bộ hồ sơ của quý khách như một câu chuyện mạch lạc kể về chuyến đi dự kiến. Mỗi giấy tờ đóng vai trò là một bằng chứng hỗ trợ cho câu chuyện đó: giấy tờ cá nhân giới thiệu quý khách là ai, giấy tờ công việc/tài chính cho thấy quý khách có đủ khả năng chi trả và có lý do để quay về, giấy tờ chuyến đi minh họa kế hoạch cụ thể. Mọi thông tin phải thống nhất và hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ, ngày nghỉ phép trong đơn xin nghỉ phải khớp với lịch trình du lịch, thu nhập khai báo phải tương xứng với số tiền tiết kiệm. Bất kỳ sự mâu thuẫn nào cũng có thể làm giảm tính thuyết phục của hồ sơ. Một bộ hồ sơ mạnh mẽ, logic và tự giải thích được các khía cạnh quan trọng sẽ giúp giảm thiểu khả năng bị yêu cầu bổ sung thông tin hoặc phỏng vấn, đồng thời tăng cơ hội được cấp visa . Sử dụng Thư giải trình (Cover Letter – xem Mục 3.F) là một cách hiệu quả để kết nối các giấy tờ và trình bày câu chuyện một cách rõ ràng nhất.

B. Bước 2: Điền Đơn Xin Thị thực Trực tuyến (VIDEX)

Người nộp đơn cần truy cập cổng khai đơn trực tuyến VIDEX, phần mềm chính thức của Bộ Ngoại giao Đức, tại địa chỉ: https://videx.diplo.de/.10 Lưu ý rằng VFS Global không phải là nơi cung cấp đơn khai này, mà chỉ là nơi tiếp nhận hồ sơ sau khi quý khách đã hoàn thành đơn VIDEX.

Quý khách có thể chọn ngôn ngữ giao diện là tiếng Anh hoặc tiếng Đức để điền đơn.Đơn khai bao gồm các mục về thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, giấy tờ tùy thân (hộ chiếu), thông tin chi tiết về chuyến đi dự kiến (ngày đi, ngày về, mục đích, điểm đến), và thông tin về người mời hoặc nơi ở tại Đức (nếu có).

Việc khai báo thông tin trên VIDEX đòi hỏi sự CHÍNH XÁC TUYỆT ĐỐI. Mọi chi tiết (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày cấp/hết hạn hộ chiếu, địa chỉ…) phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên hộ chiếu và các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ.12 Bất kỳ sai lệch nào, dù là nhỏ nhất, cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối tiếp nhận tại VFS Global, gây chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối visa trong quá trình xét duyệt của cơ quan lãnh sự. Lưu ý các quy tắc nhập ký tự đặc biệt nếu tên hoặc địa chỉ có chứa các chữ cái tiếng Đức như ä, ö, ü, ß (thường được nhập tương ứng là ae, oe, ue, ss).

Sau khi hoàn thành việc khai báo trực tuyến, quý khách cần in toàn bộ các trang của đơn khai và đặc biệt là trang mã vạch (barcode page) ra giấy. Trang mã vạch chứa dữ liệu đã được mã hóa và cần được in với độ phân giải cao, rõ nét trên giấy trắng khổ A4 để máy quét tại trung tâm VFS có thể đọc được.Hệ thống VIDEX cho phép lưu lại dữ liệu đã nhập để quý khách có thể hoàn thành sau nếu cần.

C. Bước 3: Đặt Lịch hẹn Trực tuyến với VFS Global

Sau khi hoàn tất đơn VIDEX và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bước tiếp theo là đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại VFS Global. Quý khách cần truy cập trang web chính thức của VFS Global dành cho hồ sơ xin visa Đức tại Việt Nam và tiến hành đặt lịch hẹn. Quý khách sẽ cần tạo tài khoản (nếu chưa có) và đăng nhập.

Chọn Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ phù hợp với nơi cư trú của quý khách:

• VFS Hà Nội: Dành cho người có hộ khẩu thường trú hoặc nơi cư trú hiện tại (cần có bằng chứng) từ tỉnh Thừa Thiên Huế trở ra các tỉnh phía Bắc.
• VFS TP.HCM: Dành cho người có hộ khẩu/nơi cư trú từ thành phố Đà Nẵng trở vào các tỉnh phía Nam.

Trên hệ thống đặt lịch hẹn, quý khách chọn ngày và khung giờ nộp hồ sơ còn trống. Lưu ý rằng vào mùa cao điểm du lịch (thường từ tháng 4 đến tháng 9), lịch hẹn có thể kín rất sớm và thời gian chờ đợi để có lịch hẹn phù hợp có thể kéo dài . Do đó, nên chủ động đặt lịch hẹn càng sớm càng tốt, ngay sau khi đã có kế hoạch chuyến đi và chuẩn bị xong hồ sơ. Có thể đặt lịch hẹn trước tối đa 6 tháng so với ngày dự định khởi hành.

Khi đặt lịch hẹn, cần nhập chính xác thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu) khớp hoàn toàn với hộ chiếu và đơn VIDEX . Sai sót thông tin có thể dẫn đến việc không được phép vào nộp hồ sơ tại trung tâm VFS. Sau khi đặt lịch thành công, hệ thống sẽ gửi email xác nhận kèm theo thư hẹn. Quý khách cần in thư xác nhận này ra và mang theo vào ngày nộp hồ sơ.

Quản lý lịch hẹn là Trách nhiệm Cá nhân: Việc đặt và quản lý lịch hẹn là trách nhiệm hoàn toàn của người nộp đơn. Hệ thống yêu cầu sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt. Nếu vì lý do nào đó không thể đến nộp hồ sơ đúng theo lịch đã hẹn, quý khách bắt buộc phải hủy lịch hẹn đó trên hệ thống của VFS (thường phải hủy trước một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 24-48 giờ, cần kiểm tra quy định cụ thể trên website VFS tại thời điểm đó). Việc không đến nộp hồ sơ mà không hủy hẹn kịp thời có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là tài khoản đặt lịch hẹn của quý khách bị khóa trong một thời gian dài (ví dụ: 16 tuần), khiến quý khách không thể đặt lịch hẹn mới. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tôn trọng lịch hẹn và quản lý nó một cách có trách nhiệm.

D. Bước 4: Nộp Hồ sơ và Cung cấp Dữ liệu Sinh trắc học tại VFS Global

Vào đúng ngày giờ đã hẹn, người nộp đơn phải trực tiếp có mặt tại Trung tâm VFS Global đã chọn.9 Nên đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 15 phút để có thời gian chuẩn bị.

Khi đến, cần mang theo đầy đủ các giấy tờ sau:

• Bộ hồ sơ đã chuẩn bị (bao gồm bản gốc và bản sao không công chứng, sắp xếp theo thứ tự trong checklist chính thức).
• Đơn VIDEX đã in (bao gồm cả trang mã vạch).
• Thư xác nhận lịch hẹn đã in.
• Hộ chiếu gốc (không dùng bao bọc).

Tại trung tâm VFS, nhân viên sẽ kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của các giấy tờ trong hồ sơ theo checklist [Original text]. Sau đó, quý khách sẽ được yêu cầu cung cấp dữ liệu sinh trắc học, bao gồm:

• Lấy dấu vân tay của cả 10 ngón tay.
• Chụp ảnh kỹ thuật số tại chỗ.

Quy trình này thường diễn ra nhanh chóng. Trẻ em dưới 12 tuổi thường được miễn lấy dấu vân tay, nhưng vẫn cần phải có mặt cùng cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp khi nộp hồ sơ . Cha mẹ/người giám hộ có thể cần ký vào đơn thay cho trẻ.

Một lần nữa, cần hiểu rõ vai trò của VFS Global. Họ là đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian, được ủy quyền để tiếp nhận hồ sơ, thu lệ phí, lấy dữ liệu sinh trắc học và cuối cùng là trả lại hộ chiếu cùng kết quả visa. VFS Global không tham gia vào quá trình xét duyệt hồ sơ hay đưa ra bất kỳ quyết định nào về việc cấp hay từ chối visa. Quyết định cuối cùng hoàn toàn thuộc thẩm quyền của Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh. Việc hồ sơ được VFS Global chấp nhận nộp không có nghĩa là visa chắc chắn sẽ được cấp.

An ninh tại Trung tâm VFS: Các trung tâm VFS Global có quy định an ninh nghiêm ngặt. Quý khách sẽ không được phép mang vào trung tâm các vật dụng như: thiết bị điện tử (máy tính xách tay, máy ảnh, máy nghe nhạc…), túi xách lớn (chỉ được mang túi đựng hồ sơ), vật sắc nhọn (dao, kéo…), vật liệu dễ cháy nổ.16 Chỉ người nộp đơn mới được vào khu vực nộp hồ sơ, ngoại trừ trường hợp trẻ vị thành niên đi cùng cha mẹ/người giám hộ hoặc người cần trợ giúp y tế. Điện thoại di động được phép mang vào nhưng phải chuyển sang chế độ im lặng. Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo an ninh và quá trình nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ.

E. Bước 5: Thanh toán các khoản Lệ phí

Các khoản phí bắt buộc, bao gồm lệ phí visa Schengen và phí dịch vụ của VFS Global, sẽ được thanh toán trực tiếp tại quầy thu ngân của VFS Global vào ngày quý khách đến nộp hồ sơ.

Quý khách có thể thanh toán bằng tiền mặt (chỉ chấp nhận tiền Việt Nam Đồng – VNĐ) hoặc bằng thẻ ngân hàng (thẻ tín dụng/ghi nợ – nên kiểm tra trước các loại thẻ được chấp nhận tại trung tâm).

Sau khi thanh toán, quý khách sẽ nhận được hóa đơn/biên lai. Hãy giữ cẩn thận hóa đơn này vì nó chứa mã số tham chiếu (Reference Number) rất quan trọng để theo dõi tình trạng hồ sơ trực tuyến và cần phải xuất trình khi đến nhận lại hộ chiếu.

Phí không hoàn lại – Rủi ro tài chính: Cần lưu ý rằng cả lệ phí xin visa Schengen nộp cho chính phủ Đức và phí dịch vụ trả cho VFS Global đều không được hoàn lại trong bất kỳ trường hợp nào, ngay cả khi hồ sơ bị từ chối hoặc quý khách quyết định rút hồ sơ.5 Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ thật kỹ lưỡng và chắc chắn trước khi nộp để tránh lãng phí tài chính.

F. Bước 6: Theo dõi Tiến trình Xử lý Hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ và lấy sinh trắc học tại VFS Global, quý khách có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ của mình. Cách chính thức và chủ động nhất là truy cập trang web của VFS Global và sử dụng mã số tham chiếu (Reference Number) được in trên hóa đơn/biên lai đã nhận cùng với họ (last name) của người nộp đơn để kiểm tra.

Ngoài ra, VFS Global có thể cung cấp các dịch vụ tùy chọn (có tính phí) như gửi thông báo cập nhật tình trạng hồ sơ qua tin nhắn SMS hoặc email. Quý khách cũng có thể liên hệ tổng đài của VFS Global qua số điện thoại 0084 28 3521 2002 (trong giờ làm việc) để hỏi về tình trạng hồ sơ nếu cần.

Chủ động kiểm tra là tốt nhất: Mặc dù có các kênh thông báo tự động hoặc qua tổng đài, việc chủ động truy cập và kiểm tra tình trạng hồ sơ trực tuyến bằng mã tham chiếu trên website VFS là cách đáng tin cậy và nhanh nhất để biết khi nào hồ sơ đã được xét duyệt xong và hộ chiếu đã được trả về trung tâm VFS. Điều này giúp quý khách lên kế hoạch nhận lại hộ chiếu và kết quả một cách kịp thời.

G. Bước 7: Nhận lại Hộ chiếu và Kết quả

Khi Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức hoàn tất quá trình xét duyệt và trả hộ chiếu về Trung tâm VFS Global, quý khách sẽ được thông báo (thường qua email hoặc SMS nếu đã đăng ký dịch vụ, hoặc khi tự kiểm tra trạng thái trực tuyến).

Quý khách cần đến đúng Trung tâm VFS nơi đã nộp hồ sơ để nhận lại hộ chiếu. Thời gian trả hộ chiếu thường là vào các buổi chiều các ngày trong tuần (ví dụ: 13:00 – 16:00, Thứ Hai – Thứ Sáu, trừ ngày lễ). Khi đến nhận, cần mang theo:

• Hóa đơn/biên lai gốc do VFS cấp khi nộp hồ sơ.
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ có ảnh (CMND/CCCD gốc).

Trong trường hợp không thể trực tiếp đến nhận, quý khách có thể ủy quyền cho người khác nhận thay. Người được ủy quyền cần chuẩn bị và mang theo:

• Giấy ủy quyền hợp lệ (có chữ ký gốc của người nộp đơn, nêu rõ thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền).
• Hóa đơn/biên lai gốc của VFS.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp đơn (người ủy quyền).
• Giấy tờ tùy thân gốc của người được ủy quyền.(Nên kiểm tra lại quy định cụ thể về thủ tục ủy quyền trên website VFS hoặc hỏi nhân viên VFS trước khi nhờ người nhận thay).

Visa Sticker là Giấy tờ Quan trọng: Ngay khi nhận lại hộ chiếu, nếu được cấp visa, quý khách cần kiểm tra NGAY LẬP TỨC và KỸ LƯỠNG các thông tin được in trên nhãn visa dán trong hộ chiếu. Các thông tin quan trọng cần kiểm tra bao gồm:

• Họ và tên (Surname, Given names)
• Số hộ chiếu (Passport number)
• Thời hạn hiệu lực của visa (“Valid from… until…”)
• Số ngày được phép lưu trú tối đa (“Duration of stay… days”)
• Số lần được phép nhập cảnh (“Number of entries”: 1, 2 hoặc MULT – nhiều lần)
• Khu vực visa có hiệu lực (“Valid for”: thường là “Schengen States”)

Bất kỳ sai sót nào trên nhãn visa (ví dụ: sai tên, sai ngày, sai số hộ chiếu) đều có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng tại cửa khẩu, thậm chí có thể bị từ chối nhập cảnh. Nếu phát hiện bất kỳ thông tin nào không chính xác, cần báo ngay cho nhân viên VFS tại quầy trả kết quả để được hướng dẫn xử lý kịp thời. Việc sửa lỗi sau khi đã rời khỏi trung tâm VFS sẽ phức tạp hơn rất nhiều.

3. Danh mục Hồ sơ Chi tiết Cần Chuẩn bị

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, logic và trung thực là yếu tố quan trọng nhất quyết định tỷ lệ thành công khi xin visa Đức. Dưới đây là danh mục chi tiết các giấy tờ cần thiết cho hồ sơ xin visa du lịch Schengen (loại C), dựa trên yêu cầu của Cơ quan Đại diện Đức tại Việt Nam và thông tin tham khảo.

Lưu ý Chung Quan trọng:

• Bản gốc và Bản sao: Đối với hầu hết các giấy tờ, quý khách cần nộp 1 bản gốc và 1 bản sao khổ A4 không cần công chứng. Bản gốc sẽ được nhân viên VFS đối chiếu và trả lại ngay sau đó (trừ đơn xin visa, ảnh, và một số giấy tờ đặc thù khác có thể được giữ lại để chuyển cho cơ quan lãnh sự). Các bản sao phải rõ ràng, dễ đọc.
• Dịch thuật: Tất cả các giấy tờ được cấp bằng tiếng Việt phải được đính kèm bản dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Đức. Bản dịch phải được thực hiện bởi một đơn vị dịch thuật có chức năng công chứng hoặc chứng thực hợp lệ tại Việt Nam.
• Sắp xếp: Hồ sơ nên được sắp xếp cẩn thận theo đúng thứ tự được liệt kê trong checklist chính thức của Đại sứ quán/VFS Global cung cấp (thường có trên website của họ) . Việc sắp xếp đúng thứ tự giúp nhân viên tiếp nhận và cơ quan xét duyệt xử lý hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Không bấm ghim: Tuyệt đối không dùng ghim bấm (stapler) để ghim các loại giấy tờ lại với nhau. Hãy dùng kẹp giấy (paper clip) nếu cần nhóm các giấy tờ liên quan.

A. Giấy tờ Cá nhân

• Đơn xin cấp thị thực Schengen (VIDEX): 01 bản in từ cổng trực tuyến https://videx.diplo.de/, đã điền đầy đủ thông tin, được ký tên tại các mục yêu cầu. Kèm theo trang in mã vạch (barcode page) rõ nét.
• Ảnh hộ chiếu sinh trắc học: 02 ảnh giống hệt nhau, kích thước chuẩn 3.5 x 4.5 cm, nền trắng, chụp mới trong vòng 6 tháng gần nhất. Ảnh phải lộ rõ toàn bộ khuôn mặt (chiếm 70-80% diện tích ảnh), nhìn thẳng, lộ rõ trán và hai tai, không đeo kính râm, không đội mũ (trừ lý do tôn giáo nhưng vẫn phải rõ mặt), không cười hở răng, ảnh không qua chỉnh sửa photoshop. Dán 1 ảnh vào ô quy định trên đơn VIDEX, ảnh còn lại nộp rời kèm hồ sơ.
• Hộ chiếu gốc: Phải còn hạn sử dụng ít nhất 3 tháng tính từ ngày dự kiến rời khỏi Khu vực Schengen. Hộ chiếu phải còn ít nhất 2 trang trống liền kề nhau để dán visa. Hộ chiếu phải được cấp trong vòng 10 năm trở lại đây. Không sử dụng bao bọc hộ chiếu khi nộp.
• Bản sao hộ chiếu hiện tại: Sao chụp trang thông tin cá nhân (trang có ảnh, thông tin và chữ ký) và tất cả các trang có chứa dấu xuất nhập cảnh, visa Schengen cũ (nếu có), hoặc visa của các quốc gia phát triển khác (như Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản, Hàn Quốc…) nếu có.
• Hộ chiếu cũ (nếu có): Nộp bản gốc kèm theo (nếu còn giữ). Việc này giúp chứng minh lịch sử đi lại của quý khách, là một yếu tố tích cực cho hồ sơ.
• Căn cước công dân (CCCD) / Chứng minh nhân dân (CMND): Bản sao công chứng cả hai mặt còn hiệu lực .
• Xác nhận thông tin về cư trú (Mẫu CT07 hoặc CT08): Bản gốc, do Cơ quan Công an xã/phường nơi quý khách đang cư trú cấp, ngày cấp nên gần với ngày nộp hồ sơ.
• Giấy tờ về tình trạng hôn nhân:

• Nếu đã kết hôn: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận kết hôn. Kèm bản sao CCCD/CMND của vợ/chồng.
• Nếu đã ly hôn: Bản sao công chứng Quyết định hoặc Bản án ly hôn của tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
• Nếu vợ/chồng đã mất: Bản sao công chứng Giấy chứng tử.
• Nếu độc thân: Thường không cần giấy tờ riêng chứng minh tình trạng độc thân, nhưng tình trạng này sẽ được thể hiện qua các giấy tờ khác (như Xác nhận cư trú) và cần tập trung làm mạnh các yếu tố ràng buộc khác tại Việt Nam.

• Giấy khai sinh của các con (nếu có): Bản sao công chứng. Kèm bản sao CCCD/CMND của con (nếu con đã đủ tuổi và có CCCD/CMND).
• Đối với trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi) đi du lịch:

• Bản sao công chứng Giấy khai sinh của trẻ.
• Nếu chỉ đi cùng cha hoặc mẹ: Cần có Tuyên bố/Giấy đồng ý của người còn lại (cha hoặc mẹ không đi cùng) cho phép con đi du lịch Đức/Châu Âu. Giấy này phải là bản gốc, có xác nhận chữ ký của chính quyền địa phương (UBND xã/phường) và được cấp trong vòng 6 tháng gần đây. Kèm theo bản sao CCCD/hộ chiếu của người đồng ý đó.
• Nếu không đi cùng cả cha lẫn mẹ (ví dụ đi cùng người thân khác hoặc theo tour): Cần có Tuyên bố/Giấy đồng ý của cả cha và mẹ (hoặc người giám hộ hợp pháp theo quyết định của tòa án) cho phép con đi du lịch. Giấy này cũng phải là bản gốc, có xác nhận chữ ký của chính quyền địa phương trong vòng 6 tháng gần đây. Kèm theo bản sao CCCD/hộ chiếu của cả cha và mẹ (hoặc người giám hộ).

• Đối với người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam: Bản sao Giấy phép cư trú hoặc Thẻ tạm trú tại Việt Nam còn hiệu lực.

B. Giấy tờ Chứng minh Công việc

Mục đích của nhóm giấy tờ này là chứng minh quý khách có một công việc ổn định hoặc nguồn thu nhập đều đặn tại Việt Nam, tạo sự ràng buộc và cho thấy quý khách có lý do chính đáng để quay trở về sau chuyến đi.

• Nếu là Nhân viên / Người lao động:

• Bản sao Hợp đồng lao động còn hiệu lực (ghi rõ vị trí công việc, thời hạn hợp đồng, mức lương). Hợp đồng lao động không xác định thời hạn thường được đánh giá cao hơn.
• Bản gốc Giấy xác nhận của cơ quan/công ty đang công tác: Xác nhận về việc làm (vị trí, thời gian bắt đầu làm việc), mức lương hiện tại (hoặc kèm theo Bảng lương/Phiếu lương 3 tháng gần nhất có xác nhận của công ty), và quan trọng là xác nhận việc cho nghỉ phép để đi du lịch trong khoảng thời gian cụ thể, trùng khớp với lịch trình chuyến đi đã khai báo. Giấy xác nhận phải được ký bởi người có thẩm quyền và đóng dấu của công ty.
• Bản gốc Sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương trong 3-6 tháng gần nhất (có xác nhận của ngân hàng). Sao kê này phải thể hiện rõ các khoản lương được công ty chuyển vào đều đặn.
• Bản sao Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Một số trường hợp (ví dụ nộp tại TP.HCM) có thể yêu cầu nộp cả bản gốc để đối chiếu.

• Nếu là Chủ doanh nghiệp / Hộ kinh doanh cá thể:

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh).
• Bản sao Biên lai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế khoán trong 3-6 tháng gần nhất. Hoặc bản sao Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) của các quý gần nhất có xác nhận của cơ quan thuế.
• Bản gốc Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty trong 3-6 tháng gần nhất (nếu có, có xác nhận của ngân hàng).

• Nếu là Người đã nghỉ hưu:

• Bản sao công chứng Quyết định nghỉ hưu hoặc Thẻ hưu trí.
• Bản gốc Sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương hưu trong 3 tháng gần nhất (có xác nhận của ngân hàng) hoặc bản sao Sổ lĩnh lương hưu có xác nhận của cơ quan chi trả lương hưu.

• Nếu là Học sinh / Sinh viên:

• Bản gốc Giấy xác nhận là học sinh/sinh viên của nhà trường (ghi rõ lớp/khoa, niên khóa hiện tại).
• Bản sao Thẻ học sinh/sinh viên.
• Nếu chuyến đi diễn ra trong thời gian học chính khóa: Bản gốc Đơn xin nghỉ học để đi du lịch, có xác nhận đồng ý của Ban giám hiệu nhà trường/Khoa.
• Do HS/SV thường chưa có thu nhập, cần nộp kèm:

• Giấy tờ chứng minh công việc và tài chính của bố mẹ (hoặc người bảo lãnh hợp pháp): Ví dụ Hợp đồng lao động, Giấy ĐKKD, Sao kê lương, Sổ tiết kiệm… của bố mẹ.
• Bản gốc Thư bảo lãnh tài chính của bố mẹ (ghi rõ đồng ý tài trợ toàn bộ chi phí cho chuyến đi của con).
• Bản sao công chứng Giấy khai sinh để chứng minh mối quan hệ giữa người bảo lãnh và người nộp đơn.

• Nếu là Người làm tự do (Freelancer) hoặc Nội trợ: 

• Cần cung cấp các bằng chứng cụ thể về công việc và nguồn thu nhập ổn định. Ví dụ: các hợp đồng dự án đã/đang thực hiện, portfolio công việc, bản gốc sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện các khoản thu nhập đều đặn từ công việc tự do, giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập khác (nếu có).
• Nên viết một Thư giải trình (Cover Letter) nêu rõ tính chất công việc, nguồn thu nhập, lý do và kế hoạch chuyến đi.
• Nếu là nội trợ và phụ thuộc tài chính vào vợ/chồng: Cần nộp giấy tờ chứng minh công việc và tài chính của người vợ/chồng, kèm theo Thư bảo lãnh tài chính của vợ/chồng (bản gốc), và bản sao công chứng Giấy chứng nhận kết hôn.

C. Giấy tờ Chứng minh Tài chính

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của bộ hồ sơ, nhằm thuyết phục cơ quan lãnh sự rằng quý khách có đủ khả năng tài chính để chi trả mọi chi phí liên quan đến chuyến đi (bao gồm vé máy bay, ăn ở, đi lại nội bộ, mua sắm cá nhân, bảo hiểm, và các chi phí phát sinh khác) và đồng thời có đủ nguồn lực tài chính ổn định tại Việt Nam để đảm bảo sẽ quay trở về sau khi kết thúc chuyến đi.

• Sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân: Bản gốc, thể hiện các giao dịch trong vòng 3-6 tháng gần nhất tính đến ngày nộp hồ sơ, có dấu xác nhận của ngân hàng. Sao kê cần cho thấy một dòng tiền vào ra đều đặn, hợp lý, phản ánh nguồn thu nhập từ lương hoặc kinh doanh (phải khớp với các giấy tờ chứng minh công việc đã nộp). Số dư cuối kỳ tại thời điểm sao kê phải đủ lớn để trang trải chi phí dự kiến cho chuyến đi. Mặc dù không có quy định cứng, mức chi tiêu tối thiểu tại châu Âu thường được ước tính khoảng 45-60 EUR mỗi ngày lưu trú, cộng thêm chi phí vé máy bay, bảo hiểm và các chi phí khác.
• Sổ tiết kiệm: Nộp bản gốc và 1 bản sao. Quan trọng là phải kèm theo Giấy xác nhận số dư tài khoản tiết kiệm bản gốc do ngân hàng cấp, có ngày cấp gần với ngày nộp hồ sơ và có dấu tròn của ngân hàng. Về số tiền, không có mức tối thiểu bắt buộc, nhưng các dịch vụ tư vấn thường gợi ý nên có ít nhất từ 200 triệu VNĐ trở lên cho một chuyến đi châu Âu tự túc . Tuy nhiên, điều quan trọng hơn số dư là nguồn gốc của số tiền đó phải rõ ràng và hợp lý với thu nhập và quá trình tích lũy của người nộp đơn. Một sổ tiết kiệm mới được mở ngay trước ngày nộp hồ sơ với số tiền lớn không giải thích được nguồn gốc có thể gây nghi ngờ. Các sổ tiết kiệm đã được gửi một thời gian (ít nhất 3-6 tháng) sẽ có độ tin cậy cao hơn.
• Thẻ tín dụng quốc tế (nếu có): Bản sao mặt trước thẻ (che số CVV và một phần số thẻ nếu cần) và bản gốc sao kê hạn mức tín dụng do ngân hàng cấp gần đây.
• Bằng chứng sở hữu tài sản khác (nếu có): Bản sao công chứng các giấy tờ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy đăng ký xe ô tô (cà vẹt xe), Hợp đồng cho thuê nhà/đất đang có hiệu lực, Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần/cổ phiếu có giá trị… Những giấy tờ này không bắt buộc nhưng sẽ giúp tăng cường sức mạnh cho hồ sơ tài chính và thể hiện sự ràng buộc về kinh tế của quý khách tại Việt Nam.

Trường hợp được bảo lãnh tài chính:

* Người mời tại Đức bảo lãnh: Cần nộp bản gốc Giấy cam kết bảo lãnh (tiếng Đức: Verpflichtungserklärung) theo Mẫu quốc gia thống nhất của Đức (theo điều 66-68 Luật Cư trú Đức). Giấy này phải được cấp bởi Sở Ngoại kiều (Ausländerbehörde) tại nơi người mời cư trú ở Đức và thường có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp. Lưu ý cực kỳ quan trọng: Ngay cả khi có giấy bảo lãnh này, người nộp đơn vẫn bắt buộc phải nộp thêm các giấy tờ chứng minh khả năng tài chính cá nhân của mình tại Việt Nam (như sao kê tài khoản ngân hàng, sổ tiết kiệm…). Giấy bảo lãnh chỉ mang tính chất hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn việc chứng minh tài chính cá nhân của người xin visa.

* Người thân/Công ty tại Việt Nam bảo lãnh: Cần có Thư bảo lãnh (bản gốc, nêu rõ mối quan hệ, lý do bảo lãnh, phạm vi và cam kết bảo lãnh chi phí), kèm theo bộ giấy tờ chứng minh công việc và khả năng tài chính của người/công ty bảo lãnh, và giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ví dụ: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký kinh doanh…).

Tài chính không chỉ là số dư: Cơ quan lãnh sự đánh giá khả năng tài chính một cách tổng thể. Họ không chỉ nhìn vào số dư cuối kỳ trong tài khoản hay sổ tiết kiệm. Họ xem xét tính ổn định và đều đặn của dòng tiền (thu nhập hàng tháng), sự phù hợp giữa mức thu nhập đã khai báo (qua giấy tờ công việc) và số tiền tích lũy được, cũng như tính hợp pháp và minh bạch của nguồn tiền. Một bức tranh tài chính lành mạnh, ổn định, có nguồn gốc rõ ràng sẽ thuyết phục hơn nhiều so với một số dư lớn nhưng không thể giải thích được nguồn gốc hoặc mới được nạp vào tài khoản ngay trước ngày nộp hồ sơ.

D. Giấy tờ Chuyến đi

• Lịch trình du lịch chi tiết: Bản kế hoạch dự kiến cho từng ngày trong suốt chuyến đi tại Đức và các nước Schengen khác (nếu có). Lịch trình nên nêu rõ các thành phố sẽ đến, các địa điểm dự định tham quan, phương tiện di chuyển dự kiến giữa các địa điểm/thành phố. Lịch trình càng chi tiết, logic và khả thi (phù hợp với thời gian và ngân sách) thì càng tốt.
• Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi: Thông thường, ở giai đoạn nộp hồ sơ, quý khách chỉ cần nộp bản xác nhận booking (giữ chỗ) từ hãng hàng không hoặc đại lý vé máy bay, chưa cần phải xuất vé và thanh toán toàn bộ. Booking này phải thể hiện rõ tên hành khách (trùng khớp với hộ chiếu), hành trình bay dự kiến (ngày đi, ngày về) phù hợp với lịch trình du lịch và khoảng thời gian xin cấp visa.
• Xác nhận đặt phòng khách sạn hoặc bằng chứng về chỗ ở khác: Cần có xác nhận đặt phòng cho toàn bộ thời gian lưu trú tại Đức và các quốc gia Schengen khác trong lịch trình.7 Xác nhận này phải có đầy đủ các thông tin: tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, mã số đặt phòng (booking reference), tên của khách lưu trú (phải có tên của người nộp đơn), ngày nhận phòng (check-in) và ngày trả phòng (check-out) khớp với lịch trình đã khai.7 Nếu quý khách dự định ở nhà người thân hoặc bạn bè, cần nộp thư mời của người đó (ghi rõ địa chỉ nơi ở, thời gian mời ở) kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân và giấy phép cư trú còn hiệu lực (nếu người mời không phải là công dân Đức hoặc công dân EU) của người mời .
• Bảo hiểm y tế du lịch (BẮT BUỘC): Đây là yêu cầu bắt buộc đối với mọi hồ sơ xin visa Schengen. Hợp đồng bảo hiểm phải đáp ứng đủ các điều kiện sau 5:

• Có hiệu lực cho toàn bộ Khu vực Schengen (không chỉ riêng Đức).
• Phải bao gồm toàn bộ thời gian dự kiến lưu trú theo đơn xin visa (từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh khỏi Schengen).
• Có mức trách nhiệm chi trả tối thiểu là 30.000 EUR (hoặc số tiền tương đương bằng đơn vị tiền tệ khác).
• Phải chi trả cho các chi phí y tế khẩn cấp, chi phí nhập viện điều trị và chi phí vận chuyển/hồi hương vì lý do y tế (kể cả trong trường hợp tử vong). Quý khách nên mua bảo hiểm từ các công ty bảo hiểm có uy tín tại Việt Nam hoặc quốc tế và kiểm tra kỹ các điều khoản, phạm vi bảo hiểm trong hợp đồng trước khi nộp.

E. Giấy tờ Chứng minh Sự ràng buộc tại Việt Nam

Mục đích chính của nhóm giấy tờ này là để thuyết phục cơ quan lãnh sự rằng người nộp đơn có những mối liên kết chặt chẽ về gia đình, kinh tế và xã hội tại Việt Nam, đảm bảo rằng quý khách sẽ quay trở về nước sau khi kết thúc chuyến đi và không có ý định cư trú bất hợp pháp tại Đức hoặc khu vực Schengen . Nhiều giấy tờ đã được liệt kê ở các mục trên cũng đồng thời là bằng chứng về sự ràng buộc này:

• Ràng buộc gia đình: Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy khai sinh của con cái.
• Ràng buộc công việc: Hợp đồng lao động ổn định, lâu dài; Giấy đăng ký kinh doanh đang hoạt động tốt và có đóng thuế đều đặn.
• Ràng buộc kinh tế: Sổ tiết kiệm có giá trị đáng kể và gửi đã lâu; sở hữu bất động sản (nhà, đất), xe ô tô; các tài sản có giá trị khác như cổ phần, cổ phiếu.
• Ràng buộc xã hội: Xác nhận thông tin về cư trú tại địa phương .

Tầm quan trọng đặc biệt đối với nhóm có yếu tố rủi ro: Đối với những người nộp đơn còn trẻ tuổi, độc thân, hoặc có công việc/tài chính chưa thực sự vững chắc, việc chứng minh các mối ràng buộc này càng trở nên quan trọng hơn. Cơ quan lãnh sự có thể xem xét kỹ lưỡng hơn về khả năng người nộp đơn ở lại châu Âu. Do đó, những trường hợp này cần nỗ lực cung cấp tối đa các bằng chứng có thể, dù là nhỏ, để thể hiện sự gắn bó sâu sắc với quê hương và chắc chắn sẽ quay về. Ví dụ: giấy tờ chứng minh đang theo học một khóa học dài hạn tại Việt Nam, giấy tờ về việc chăm sóc cha mẹ già yếu, giấy tờ sở hữu chung tài sản với gia đình… Thư giải trình (Cover Letter) đóng vai trò rất quan trọng trong việc nhấn mạnh các ràng buộc này.

F. Thư Giải trình (Cover Letter – Rất nên có)

Mặc dù không phải lúc nào cũng được liệt kê là giấy tờ bắt buộc trong checklist chính thức, việc viết một Thư giải trình (Cover Letter) rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục là điều rất nên làm . Đây là cơ hội quý giá để người nộp đơn:

• Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, công việc hiện tại, tình trạng gia đình.
• Trình bày rõ ràng, cụ thể mục đích của chuyến đi du lịch đến Đức (và các nước Schengen khác nếu có).
• Tóm tắt ngắn gọn lịch trình dự kiến (các điểm đến chính, thời gian).
• Giải thích về khả năng tài chính của bản thân để chi trả toàn bộ chi phí cho chuyến đi (có thể tham chiếu đến các giấy tờ tài chính đã nộp).
• Nhấn mạnh các mối ràng buộc quan trọng tại Việt Nam (gia đình, công việc, tài sản…) để khẳng định ý định quay trở về.
• Cam kết sẽ tuân thủ luật pháp của Đức và khối Schengen, và sẽ rời khỏi khu vực Schengen trước khi visa hết hạn.
• Giải thích những điểm đặc biệt hoặc có thể gây thắc mắc trong hồ sơ (ví dụ: nguồn gốc của một khoản tiền lớn mới gửi vào tài khoản, lý do mới thay đổi công việc gần đây, tại sao đi du lịch một mình…).

Cover Letter như “Keo kết dính”: Một Thư giải trình tốt giống như chất keo kết dính các giấy tờ rời rạc trong bộ hồ sơ lại với nhau, tạo thành một câu chuyện mạch lạc và thuyết phục (liên kết với ý tưởng “Hồ sơ như một Câu chuyện Thuyết phục” ở Mục 2.A). Nó cho phép quý khách “nói chuyện” trực tiếp với viên chức lãnh sự, trình bày nguyện vọng và hoàn cảnh của mình một cách rõ ràng. Nó cũng là cơ hội để chủ động giải thích những điểm có thể bị coi là yếu kém hoặc gây nghi ngờ trong hồ sơ, thể hiện sự chuẩn bị nghiêm túc và chuyên nghiệp của người nộp đơn. Nên viết thư bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, ngắn gọn, súc tích, lịch sự và ký tên ở cuối thư.

4. Chi phí Xin Visa và Thời gian Xét duyệt

A. Các Khoản Phí Bắt buộc

Khi nộp hồ sơ xin visa du lịch Đức qua VFS Global, người nộp đơn cần thanh toán các khoản phí bắt buộc sau đây. Lưu ý các khoản phí này không được hoàn lại trong mọi trường hợp, kể cả khi visa bị từ chối.

• Lệ phí Thị thực Schengen (Visa Fee): Đây là khoản phí nộp cho Chính phủ Đức để xét duyệt hồ sơ. Mức phí hiện hành (có thể thay đổi theo quy định chung của EU và tỷ giá) là :

• Người lớn và trẻ em từ 12 tuổi trở lên: 90 EUR
• Trẻ em từ 6 đến dưới 12 tuổi: 45 EUR
• Trẻ em dưới 6 tuổi: Miễn phí Lệ phí này được thu bằng tiền Việt Nam Đồng (VNĐ) tại quầy của VFS Global, quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Cơ quan Đại diện Đức quy định tại thời điểm nộp hồ sơ.

• Phí Dịch vụ VFS Global (VFS Service Fee): Đây là phí trả cho VFS Global để thực hiện các dịch vụ hành chính như tiếp nhận hồ sơ, lấy dữ liệu sinh trắc học, sắp xếp lịch hẹn và trả kết quả. Mức phí này hiện tại là khoảng 28.13 EUR (tương đương khoảng 824.000 VNĐ, tuy nhiên mức phí bằng VNĐ có thể thay đổi theo tỷ giá và quy định của VFS tại thời điểm nộp). Phí dịch vụ VFS áp dụng cho tất cả người nộp đơn, kể cả những trường hợp được miễn lệ phí visa Schengen.

Bảng Tổng hợp Chi phí Dự kiến (Bắt buộc)

Để giúp quý khách có cái nhìn tổng quan và dự trù kinh phí, bảng dưới đây tóm tắt các hạng mục chi phí chính. Lưu ý rằng các mức phí bằng VNĐ chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi tùy thuộc vào tỷ giá hối đoái tại thời điểm nộp hồ sơ và các yếu tố khác.

Hạng mục	Mức phí (EUR)	Mức phí (VNĐ – tham khảo)	Ghi chú
Lệ phí Visa (Người lớn ≥ 12t)	90 EUR	~ 2.650.000 VNĐ	Bắt buộc, không hoàn lại
Lệ phí Visa (Trẻ em 6-11t)	45 EUR	~ 1.350.000 VNĐ	Bắt buộc, không hoàn lại
Lệ phí Visa (Trẻ em < 6t)	0 EUR	0 VNĐ	Miễn phí
Phí dịch vụ VFS Global	~ 28.13 EUR	~ 824.000 VNĐ	Bắt buộc, không hoàn lại
Bảo hiểm du lịch	Thay đổi	~ 500.000 – 1.500.000 VNĐ	Bắt buộc, tùy gói và thời gian
Dịch thuật công chứng	Thay đổi	~ 500.000 – 2.000.000 VNĐ	Tùy số lượng giấy tờ cần dịch
Chi phí khác (ảnh, đi lại…)	Thay đổi	~ 200.000 – 500.000 VNĐ	Tùy trường hợp cá nhân
Tổng cộng (ước tính)	~120-150 EUR+	~4.500.000 – 7.500.000 VNĐ+	Chưa bao gồm chi phí cá nhân cho chuyến đi

Bảng 1: Tóm tắt Chi phí Xin Visa Du lịch Đức (Ước tính)

B. Các Chi phí Phát sinh Khác

Ngoài các khoản phí bắt buộc nêu trên, người nộp đơn cần dự trù thêm các chi phí khác có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ, bao gồm:

• Phí dịch thuật công chứng các giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc Đức.
• Phí chụp ảnh thẻ đúng theo tiêu chuẩn sinh trắc học yêu cầu.
• Phí mua bảo hiểm y tế du lịch (mức phí thay đổi tùy thuộc vào công ty bảo hiểm, độ tuổi của người được bảo hiểm và thời gian của chuyến đi).
• Phí sử dụng các dịch vụ hỗ trợ tùy chọn tại Trung tâm VFS Global (nếu quý khách lựa chọn sử dụng): VFS cung cấp các dịch vụ cộng thêm như thông báo kết quả qua SMS, photocopy tài liệu tại trung tâm, chụp ảnh thẻ tại trung tâm, sử dụng phòng chờ cao cấp (Premium Lounge), dịch vụ chuyển phát nhanh hộ chiếu về địa chỉ nhà sau khi có kết quả… Các dịch vụ này đều có mức phí riêng.9
• Chi phí đi lại đến trung tâm VFS để nộp hồ sơ và sau đó đến nhận lại kết quả.

C. Thời gian Xét duyệt Hồ sơ

Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn cho một hồ sơ xin visa Schengen du lịch Đức thường là 15 ngày làm việc (không tính Thứ Bảy, Chủ Nhật, các ngày nghỉ lễ chính thức của Việt Nam và của Đức) kể từ ngày Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Đức nhận được đầy đủ hồ sơ từ VFS Global . Một số nguồn có thể đề cập 10-14 ngày làm việc 7, nhưng 15 ngày làm việc là mốc phổ biến và an toàn hơn để tham khảo.

Tuy nhiên, đây chỉ là thời gian tiêu chuẩn. Thời gian xét duyệt thực tế có thể kéo dài hơn đáng kể, lên đến 30 ngày, 45 ngày làm việc, hoặc thậm chí lâu hơn trong một số trường hợp cụ thể, ví dụ như:

• Nộp hồ sơ vào mùa cao điểm du lịch (thường là các tháng hè từ tháng 4 đến tháng 9 hoặc gần các dịp lễ lớn như Giáng sinh, Năm mới).
• Khi hồ sơ có những yếu tố phức tạp cần được xem xét kỹ lưỡng hơn.
• Khi cơ quan lãnh sự yêu cầu người nộp đơn bổ sung thêm giấy tờ hoặc cung cấp thêm thông tin giải trình.
• Khi người nộp đơn được yêu cầu tham gia một buổi phỏng vấn trực tiếp tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán.

Do đó, để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch chuyến đi, người nộp đơn nên lên kế hoạch và nộp hồ sơ xin visa càng sớm càng tốt. Thời điểm lý tưởng là ít nhất 1 tháng trước ngày dự định khởi hành, nhưng không được nộp sớm hơn 6 tháng trước ngày đi dự kiến.6

Một điều quan trọng cần lưu ý là trong suốt quá trình xét duyệt hồ sơ, hộ chiếu gốc của quý khách sẽ được giữ tại Cơ quan Đại diện Đức và quý khách sẽ không thể mượn lại hộ chiếu cho bất kỳ mục đích nào khác (ví dụ: đi công tác nước khác).6 Nếu có nhu cầu sử dụng hộ chiếu gấp trong thời gian tới, quý khách cần cân nhắc kỹ lưỡng kế hoạch nộp hồ sơ xin visa Đức.

Sự không chắc chắn về thời gian: Mặc dù có thời gian xét duyệt tiêu chuẩn là 15 ngày làm việc, nhưng các yếu tố như mùa cao điểm, tính phức tạp của hồ sơ, yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn có thể làm chậm đáng kể quá trình này. Việc VFS Global hay Cơ quan Đại diện Đức không đưa ra đảm bảo chắc chắn về thời gian trả kết quả và việc hộ chiếu bị giữ lại tạo ra sự không chắc chắn. Vì vậy, quý khách không nên thực hiện các giao dịch không hoàn lại như mua vé máy bay hoặc đặt khách sạn trả trước hoàn toàn cho đến khi đã nhận được visa. Việc nộp hồ sơ sớm (ngay khi có thể trong vòng 6 tháng trước ngày đi) là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro do chậm trễ trong quá trình xét duyệt. Hãy xem 15 ngày làm việc là một mốc tham khảo, không phải là một sự đảm bảo.

5. Địa điểm Nộp hồ sơ và Thông tin Liên hệ Quan trọng

A. Vai trò Phân cấp: VFS Global và Cơ quan Đại diện Đức

Cần phân biệt rõ vai trò của hai đơn vị chính trong quy trình xin visa Schengen Đức tại Việt Nam:

• VFS Global: Là công ty cung cấp dịch vụ bên ngoài, được Cơ quan Đại diện Đức ủy quyền DUY NHẤT tại Việt Nam để thực hiện các công việc hành chính liên quan đến việc tiếp nhận hồ sơ xin cấp thị thực Schengen (bao gồm visa du lịch) và một số loại visa quốc gia (dài hạn) khác. Nhiệm vụ của VFS Global bao gồm: cung cấp thông tin cơ bản, đặt lịch hẹn, tiếp nhận hồ sơ theo checklist, thu lệ phí visa và phí dịch vụ, lấy dữ liệu sinh trắc học (vân tay, ảnh), và trả lại hộ chiếu cùng kết quả cho người nộp đơn. VFS Global KHÔNG tham gia vào quá trình xem xét, đánh giá hồ sơ hay đưa ra quyết định cấp hay từ chối visa.
• Đại sứ quán Đức tại Hà Nội và Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh: Là các cơ quan đại diện ngoại giao chính thức của Cộng hòa Liên bang Đức tại Việt Nam. Đây là nơi trực tiếp xem xét, đánh giá hồ sơ và đưa ra quyết định cuối cùng về việc cấp hay từ chối visa cho người nộp đơn. Các cơ quan này chỉ tiếp nhận trực tiếp hồ sơ xin cấp một số loại visa quốc gia (dài hạn) cụ thể hoặc xử lý các vấn đề lãnh sự khác, không tiếp nhận hồ sơ xin visa Schengen du lịch thông thường trực tiếp từ người nộp đơn.

Cảnh giác Lừa đảo Dịch vụ Visa: Trang web chính thức của Cơ quan Đại diện Đức tại Việt Nam đã có cảnh báo về các công ty dịch vụ visa không đáng tin cậy. Các đơn vị này có thể quảng cáo sai sự thật rằng họ có “mối quan hệ đặc biệt” với Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán hoặc cam kết “bao đậu” visa với mức phí cao. Cần khẳng định lại rằng VFS Global là đối tác được ủy quyền duy nhất cho việc tiếp nhận hồ sơ Schengen. Việc trả tiền cho các bên trung gian không chính thức không hề ảnh hưởng đến quyết định cấp visa (vốn hoàn toàn dựa trên hồ sơ của quý khách và do cơ quan lãnh sự Đức quyết định) và có thể khiến quý khách bị lừa đảo. Hãy dựa vào thông tin từ các nguồn chính thức (website của ĐSQ/TLSQ Đức, website VFS Global) và cẩn trọng với những lời hứa hẹn thiếu cơ sở.

B. Trung tâm Tiếp nhận Thị thực VFS Global

Người nộp đơn cần nộp hồ sơ tại Trung tâm VFS Global phù hợp với khu vực cư trú của mình, dựa trên phân vùng địa lý sau:

• Nộp tại VFS Global Hà Nội: Nếu quý khách có hộ khẩu thường trú hoặc nơi cư trú hiện tại (cần có bằng chứng hợp lệ như Sổ tạm trú, Xác nhận cư trú CT07/08) tại các tỉnh/thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra phía Bắc.
• Nộp tại VFS Global TP. Hồ Chí Minh: Nếu quý khách có hộ khẩu/nơi cư trú hiện tại tại các tỉnh/thành phố từ Đà Nẵng trở vào phía Nam.

Thông tin chi tiết các Trung tâm VFS Global:

(Lưu ý: Thông tin địa chỉ và giờ làm việc dưới đây là chính xác tại thời điểm biên soạn, tuy nhiên quý khách nên kiểm tra lại trên trang web chính thức của VFS Global Việt Nam trước khi đến để đảm bảo thông tin là cập nhật nhất).

• VFS Global Hà Nội:

• Địa chỉ: Phòng 207, Tầng 2, Tòa nhà Ocean Park, Số 1 Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội.
• Giờ làm việc chung: 08:30 – 16:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu, trừ các ngày nghỉ lễ).
• Giờ nhận hồ sơ (có hẹn trước): 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu).
• Giờ trả hộ chiếu: 13:00 – 16:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu).

• VFS Global TP. Hồ Chí Minh: 18

• Địa chỉ: Tầng 3B, Tòa nhà Ree Tower, Số 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh. (Lưu ý địa chỉ mới từ tháng 3/2024).
• Giờ làm việc chung: 08:30 – 16:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu, trừ các ngày nghỉ lễ).
• Giờ nhận hồ sơ (có hẹn trước): 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu).
• Giờ trả hộ chiếu: 13:00 – 16:00 (Thứ Hai – Thứ Sáu).

• Thông tin liên hệ chung của VFS Global (cho cả Hà Nội và TP.HCM):

• Hotline: 0084 28 3521 2002 (Nhấn phím chọn Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh, hoạt động từ 08:30 – 12:00 và 13:00 – 16:00, Thứ Hai – Thứ Sáu, trừ ngày lễ).
• Email: info.germanvn@vfshelpline.com  (Phản hồi thường trong vòng 2 ngày làm việc).
• Website: https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/deu/ (Giao diện tiếng Việt) hoặc https://visa.vfsglobal.com/vnm/en/deu/ (Giao diện tiếng Anh).

C. Cơ quan Đại diện Ngoại giao Đức

Thông tin liên hệ của Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Đức chủ yếu dành cho các vấn đề lãnh sự khác hoặc các loại visa đặc biệt không nộp qua VFS, không phải là nơi để nộp hồ sơ hoặc hỏi thông tin về visa du lịch Schengen thông thường.

• Đại sứ quán Đức tại Hà Nội:

• Địa chỉ: 27 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội. 
• Điện thoại: (+84-24) 3 267 3335.
• Website: https://vietnam.diplo.de/.
• Số điện thoại khẩn cấp (ngoài giờ làm việc, chỉ tiếng Đức/Anh, KHÔNG trả lời về visa): +84 936 342 598.2

• Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: Deutsches Haus Ho Chi Minh City, 33 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
• Điện thoại: +84-(0)28-38 288 100.
• Website: https://vietnam.diplo.de/ (Thường dẫn về trang chung của các Cơ quan Đại diện tại Việt Nam).
• Số điện thoại khẩn cấp (ngoài giờ làm việc, chỉ tiếng Đức/Anh, KHÔNG trả lời về visa): +84 93 634 2598.24

Kênh liên hệ đúng: Việc liên hệ đúng kênh sẽ giúp quý khách tiết kiệm thời gian và nhận được thông tin chính xác. Đối với các câu hỏi liên quan đến thủ tục nộp hồ sơ visa Schengen du lịch (đặt lịch hẹn, checklist giấy tờ, theo dõi tình trạng hồ sơ, nhận kết quả…), quý khách nên liên hệ trực tiếp với VFS Global qua hotline hoặc email của họ. Chỉ những vấn đề lãnh sự phức tạp, các loại visa đặc biệt không qua VFS, hoặc các khiếu nại (nếu có quy trình cho phép) mới nên liên hệ trực tiếp Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán. Tuyệt đối không sử dụng số điện thoại khẩn cấp được cung cấp cho các trường hợp lãnh sự nguy cấp để hỏi thông tin về visa thông thường.

6. Kinh nghiệm và Lời khuyên để Tăng Tỷ lệ Thành công

Xin visa Schengen nói chung và visa Đức nói riêng là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cẩn trọng và trung thực. Dưới đây là một số kinh nghiệm và lời khuyên tổng hợp nhằm giúp quý khách tăng cơ hội thành công cho hồ sơ của mình:

A. Chuẩn bị Hồ sơ Kỹ lưỡng và Logic

• Đầy đủ và Chính xác: Đảm bảo không thiếu bất kỳ giấy tờ nào theo yêu cầu trong checklist chính thức mới nhất từ VFS/ĐSQ. Mọi thông tin trên các giấy tờ phải hoàn toàn nhất quán và chính xác (ví dụ: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu phải khớp 100% giữa đơn khai VIDEX, hộ chiếu, các booking vé máy bay, khách sạn, bảo hiểm…).
• Logic và Hợp lý: Bộ hồ sơ phải trình bày một cách thuyết phục về kế hoạch chuyến đi: mục đích du lịch rõ ràng và chính đáng, lịch trình chi tiết phù hợp với thời gian xin nghỉ phép và khả năng tài chính, khả năng tài chính đủ mạnh và minh bạch để chi trả cho toàn bộ chuyến đi, và quan trọng nhất là phải thể hiện được các mối ràng buộc chặt chẽ tại Việt Nam để chứng minh ý định quay trở về sau chuyến đi.

B. Trung thực Tuyệt đối

• Đây là nguyên tắc vàng. Tuyệt đối không được làm giả bất kỳ giấy tờ nào hoặc khai báo thông tin sai sự thật trong đơn VIDEX cũng như các giấy tờ khác . Cơ quan lãnh sự Đức có các biện pháp nghiệp vụ để xác minh thông tin. Nếu bị phát hiện gian lận, hồ sơ không chỉ bị từ chối ngay lập tức mà còn có thể bị cấm nhập cảnh vào khu vực Schengen trong nhiều năm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến các kế hoạch du lịch hoặc công tác trong tương lai.

C. Lên kế hoạch Sớm

• Như đã đề cập, thời gian xét duyệt có thể kéo dài, đặc biệt vào mùa cao điểm. Hãy nộp hồ sơ xin visa càng sớm càng tốt, ngay khi có thể trong khoảng thời gian cho phép (tối đa 6 tháng và tối thiểu 1 tháng trước ngày dự định đi).Việc này giúp quý khách có đủ thời gian để xử lý các tình huống phát sinh (nếu có) như yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn, và tránh được tình trạng cập rập, lo lắng khi ngày đi đã cận kề mà chưa có kết quả visa.

D. Hiểu rõ Vai trò của Từng Bên

• Nắm rõ VFS Global chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính trung gian, không có quyền quyết định visa. Quyết định cuối cùng thuộc về Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Đức. Việc hồ sơ được VFS chấp nhận nộp không đồng nghĩa với việc visa sẽ được cấp.

E. Kiểm tra Kỹ Visa Khi Nhận

• Ngay khi nhận lại hộ chiếu có dán visa, hãy kiểm tra thật kỹ mọi thông tin trên nhãn visa. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy báo ngay cho nhân viên VFS để được hỗ trợ xử lý kịp thời.

F. Cân nhắc Sử dụng Dịch vụ Tư vấn Chuyên nghiệp (như Hanoiskytours)

• Quy trình xin visa Đức khá phức tạp với nhiều yêu cầu chi tiết về giấy tờ và thông tin. Việc mắc lỗi trong quá trình chuẩn bị hồ sơ là điều dễ xảy ra, có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung, chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối, gây lãng phí thời gian và tiền bạc (do các khoản phí không được hoàn lại).
• Trong khi cần cảnh giác với các dịch vụ lừa đảo , việc tìm đến sự hỗ trợ từ các công ty du lịch uy tín và chuyên nghiệp như Hanoiskytours.com có thể mang lại nhiều lợi ích. Với kinh nghiệm xử lý hồ sơ visa, chúng tôi có thể giúp quý khách:

• Hiểu rõ các yêu cầu cập nhật nhất.
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và logic.
• Hướng dẫn điền đơn VIDEX một cách chính xác.
• Tư vấn cách trình bày hồ sơ sao cho thuyết phục nhất, đặc biệt là việc chứng minh tài chính và các mối ràng buộc tại Việt Nam.
• Hỗ trợ sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự yêu cầu.
• Giúp quý khách tiết kiệm thời gian và giảm thiểu căng thẳng trong quá trình chuẩn bị.

• Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp có thể giúp tối ưu hóa bộ hồ sơ, tăng cường tính thuyết phục và giảm thiểu nguy cơ mắc lỗi, từ đó nâng cao cơ hội thành công. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng Hanoiskytours.com hay bất kỳ đơn vị tư vấn nào khác không thể đảm bảo việc quý khách chắc chắn sẽ được cấp visa, vì quyết định cuối cùng luôn thuộc về Cơ quan Đại diện Ngoại giao Đức.

Kết luận

Quá trình xin visa du lịch Đức (Schengen loại C) đòi hỏi sự đầu tư thời gian, công sức và sự chuẩn bị tỉ mỉ, cẩn trọng. Việc tuân thủ đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ theo yêu cầu, và đặc biệt là chứng minh được mục đích chuyến đi rõ ràng cùng ý định quay trở về Việt Nam là những yếu tố then chốt để tăng tỷ lệ thành công.

Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, quý khách đã có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về các bước cần thực hiện. Hanoiskytours.com luôn sẵn lòng đồng hành và hỗ trợ quý khách. Nếu quý khách cần tư vấn chi tiết hơn hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi.

Chúc quý khách có một quá trình xin visa thuận lợi và sớm có một chuyến đi khám phá nước Đức thật đáng nhớ!